育休が明けたらリモート勤務体制だった!労務担当者でも迷わず職場復帰できたおはなし

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こんにちは!管理部のまっきーです。
以前、産休/育休を取得するにあたって、どんなことに気を付けていたか、また会社として長期休業者へ向けてどのようにサポートしていったらよいかといった内容の記事(安心して復職するために〈社内で初めて産休・育休を取得して学んだこと〉)を書きました。

今回は育休が明けて復職したあとのおはなしです。
復職してから、子供の送り迎えの関係で時短勤務をしておりますが、いかに効率よく仕事ができるか...日々奮闘、考えながら業務に取り組んでおりますので、少しだけご紹介できたらと思っています。
いつもとは違った切り口で、一労務担当者として同じ業務に携わる方向けの記事となっています。
記事の中では、Slackの便利機能やクラウド人事サービスについても触れています。この春から労務周りを担当する方はもちろん、労務担当以外の方もぜひご覧ください!

【この記事の要約】


復職後、リモート勤務OKの環境に変化していた!労務担当者とペーパーレス


シーサーでは2020年春頃からリモート勤務推奨の勤務体系に変更されました。私が職場復帰すると本当に出社しているスタッフが少なく、驚いた記憶があります。
しかし、突然「リモートOKだよ!」と言われて戸惑う労務担当者は多いのではないでしょうか。電子申請できるものも増えてきましたが、業務内容によってはまだまだ完全ペーパーレスにはならないですよね。
そんな中、育休中に「復帰したらリモートできる」と聞いて、そこまで不安にならなかったワケと、実際に時短勤務をしている中で工夫していることを共有できたらと思います。


労務の仕事をもっと効率よく。SmartHRは業務効率化だけでなく、リモート勤務とも相性バツグンだった!


もともとは2018年の始め頃に「給与明細を紙で発行するのは止めたい」というところからクラウドで給与明細が作成、発行できるサービスを探していた私。
いくつかのクラウドサービスを比較・検討した中に”SmartHR(スマートエイチアール)”というサービスがありました。

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このSmartHR、人事労務業務のペーパーレス化にとても貢献しているといえます。直観操作できるUIでとても使いやすいのも魅力です。
そして、何といっても入社手続きがとっても楽になったんです!これまで入社が決まった方に対して個別のメールに入社書類のPDFをいくつも添付したり、紙で印刷しながらやり取りしていた入社手続きがほぼなくなり、業務効率が格段にアップしました。
例えば...

  • 年金手帳
  • 雇用保険被保険者証
  • これらは、その写しをコピーして入社日当日に持参していただいていましたが、スマホで撮影した画像をSmartHR上にアップロードしてもらえればOK。

  • 給与振込口座
  • 通勤経路、交通費申請
  • こちらは、会社のフォーマットがあって、入社される方はシーサーから送った所定の記入用紙を印刷、記入したものを入社日当日持参する必要がありました。
    こちらもSmartHR内で入力してもらえれば完了。

    入力項目のカスタマイズや提出物に関するヒントも追記できるので、今まで質問が多かった書類について予め手順や間違いやすい箇所をお知らせ出来ます。
    労務担当者の手間が省かれたのはもちろん、内定者の手間もぐっと減りました!
    特に健康保険証の発行に関しては入社された方がすぐ使いたい場合もあるので、扶養項目等事前に書類の確認ができることはとても助かります。


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    SmartHRを導入して少し慣れたところで産休となりましたが、お休みしている間にリモート勤務可能な環境に変化しても、慌てずスムーズに勤務体制を移行できました。
    シーサーでは全国リモート勤務が可能なこともあり、地方在住の方の内定も珍しくない中Webで入社手続きが進められるのはとっても助かっていますね。
    時間や場所が強制されない働き方は、シーサーの良いところでもありますが、そんな働き方にクラウド人事労務サービスがフィットしています。


    SmartHRとSlack、SlackとGmailを連携。時短勤務も効率よくメールチェック!


    ここでは、毎日たくさんのメールが届く中で、必ず確認や返信が必要なものを効率よく確認できる方法をご紹介します。

    ■アプリケーション連携でSlackにSmartHRの通知を飛ばす

    もともと、SmartHR内でスタッフが何か変更したり、申請をしてきたタイミングでGmailにメールが届くように設定していたのですが、どうしても手が離せないときはメールチェックが後回しになってしまうんです。
    そこで、SmartHRの共通設定からSlackとの通知連携をしてみました。
    結論から言うと、ものすごく便利です!
    リアルタイムで通知が飛んでくるので、見逃しも少なく、メールチェックが遅れてしまって「あと5分で退勤なのに・・」ということもなく、ルーチン業務を進めながらも優先順位をつけて手続きが進められています。
    (詳しい連携手順は→こちら←)


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    ■SlackとGmailを連携。Gmailに届く大切なメールを見逃さない!

    日々たくさんのメールが届きますが、フォルダ分けだけしていてもどうしても大切なメールの確認がタイムリーにできなくて困っていました。
    そこで、他部署のメンバーから教わって、漏れなく確認したいメールはSlackに通知が来るように設定しました!
    私がSlackに通知を飛ばしているのはこの3つ。

  • 顧問社労士先生からのメール
  • 内定者からのメール
  • 健保組合からの通知メール
  • もともとラベル設定をしてフィルタ分けをしていました。
    ただ、連絡があったらすぐ通知が欲しいこの3つのラベルについては、Slackに通知がきて本当に便利!楽!ありがたい!
    やっぱり、内定者の方からの質問にはすぐに回答したいですよね。タイムラグなく返信ができて効率アップです!
    ※メールのフィルタ分け方法はこちらを参照ください。
    ※Slackに通知する方法は→①Slackの設定②Gmailの転送設定、このあたりが参考になるかと思います。


    入社手続きだけではない!SmartHRで日常の手続きや年末調整も簡単


    SmartHRが便利なのは入社手続きだけではありません。よくある住所変更手続きもSmartHRから受け付けできるので、いつスタッフから引っ越しの連絡が来ても、それが=「出社」に結びつかないんです。
    同じく、年末調整。こちらもペーパーレスでとっても簡単。スタッフのみなさんへ用紙の配布もないですし、回収もなし。
    PCやスマホでアンケートに答えながらあっという間に年末調整が完了します。
    労務担当側のチェックも紙がないので出社の必要がなく、自宅にいながらスタッフのみなさんが提出してくれた書類のチェック(時々差し戻し(笑))も簡単です。
    (控除証明書のチェックにはモニターがあると尚便利です。シーサーでは希望者にモニターを郵送にて貸与していますよ。)
    これがなかったら、コロナ渦でもほぼ毎日出勤だったのではないでしょうか。

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    Slackの送信日時設定/リマインダー機能を利用して、声かけの漏れをなくそう


    ところで、Slackを利用しているみなさま!送信日時設定は使っていますか?
    復職前はマルチタスクをこなしながら、自らの記憶力をフルに使って業務をこなしていました。
    しかし、もう脳みそがついていけません。
    本当に私の頭はどうなってしまったのでしょうか(涙)
    とにかく、今思いついたことは今言っておかないともう明日には思い出せないかもしれません...
    そこで活躍するのがSlackの送信日時設定です。
    私はこんなときにこの機能を利用しています。


    ■今声をかけなくてもいいけれど、明日だと忘れてしまいそうな連絡事項

    「絶対連絡しないといけないことなんだけど、今相手に連絡をしても自分は退勤の時間...質問がきてもゆっくり答えられない!」というときや、「今日は〇〇さんお休みか。明日の勤務開始後にメッセージが届くようにしておこう」といったときに日時設定機能を使っています。
    設定した日時にメッセージが届くので、余裕をもって連絡できます。
    設定したあとでもメッセージは編集できるので、その点も便利です。


    ■毎日行うオフィス消毒作業の通知(部署のチャンネル宛)

    また、管理部は決まった時間にドアノブの消毒などをしていますが、その日出勤だったメンバーが消毒したあと、このリマインダーで管理部のチャンネルに通知が飛んできた時にスタンプを押して「消毒完了」の合図にしています。
    リマインダーは、
    「何月何日、何時に、どこのチャンネルに通知する」かだけではなく、
    「その時だけ、毎日、毎日平日だけ、毎週月曜日」など、自由に設定が可能なのもポイントです。
    とっても便利なのでぜひ使ったことのない方はおすすめします!
    (ここからリマインダーの設定について詳しく見ることができます)

    また、労務の業務には提出締め切りのあるものがたくさんありますよね。
    月一回のものもあれば、年一回のものも。
    リマインダーを活用しながら、記憶力は別のところで使っていきたいです(^O^)


    最後に


    さて、今回は育休明けからリモート勤務になっても、労務担当の私が迷わず職場復帰できたおはなしをさせていただきました。
    株式会社SmartHRさんにも確認して、とっても便利な機能をお伝えしましたがいかがだったでしょうか。
    復帰後は以前のようには働けません。本当です。
    時短勤務は思っている以上に時間がとにかくないです。
    記憶力も昔の勘も、嘘のように消えています。
    私の場合は“通勤“や”勤務する“ということに、3ヶ月~半年くらいかかったと思います。
    まずは「働くということ」そのものに慣れることから始めて、少しずつ効率アップをめざしていきました。
    たくさんの方に支えられて時短勤務が成り立っているのはもちろんですが、ルーチンワークだに時間を割くのではなくて、やっぱり守備範囲も増やしていきたいですよね。
    エクセルの関数を駆使するのが得意な方もいれば、新しいことを取り入れていくのが好きな方もいるかと思います。
    色々なところから知恵を借りながら、これからも効率よく勤務していきたいです!

    余談ですが、保険証もスマートフォンにアプリがDLできて、バーコードの読み取りでピッ!とペーパーレスにならないでしょうか。
    ポイントカードアプリのイメージです。

    ■新入社員の保険証配布
    →会社側(もしくは健保側)で入社日を設定して、バーコードの発行
    ■退職後の保険証回収
    →会社側(もしくは健保側)で退職日を設定して、バーコードの読み取り不可へ

    こんな世の中になれば、保険証の郵送や回収不能の事態も防げて、労務担当者もハッピーです。
    ついでに、退職後に国保へ加入される方向けに、そのバーコードを手続きしたい役所側が読み取ると、資格喪失の確認完了、なんて出来たらとっても便利ですね。

    最後は自分の願望を書いてしまいましたが、労務業務のペーパーレスはきっとこれからも加速していくでしょう。
    時代の変化に柔軟に対応しながら、これからも楽しくお仕事がしたいものです。
    それでは、また次回のSEESAA's BLOGでお会いしましょう!